A

Die Abmeldungen, z.B. wegen Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses, erstellt Lohnabzug automatisch. Bitte tragen Sie dafür unter "Personaldaten-Steuer und Sozialvers." auf der Karte Beschäftigung unter „Austritt“ das Austrittsdatum ein.

Bei dem Wechsel der Einzugsstelle (Krankenkassenwechsel), einem längeren unbezahlten Urlaub oder einem Personengruppenwechsel ist ebenfalls eine Abmeldung zu erstatten. Auch diese Abmeldungen werden programmseitig erstellt.

Einen Erstattungsantrag zur U1 erstellen Sie im Programmteil "Entgelt" unter Anträge-Erstattungen U1. Wählen Sie bitte auf der ersten Karte „U1“ den Mitarbeiter aus, für den der Erstattungsantrag erstellt werden soll. Geben Sie anschließend den Zeitraum der Erkrankung ein und wählen dann die Entgeltart des Mitarbeiters, z.B. Festlohn oder Stundenlohn aus. Anhand dieser Auswahl verändert sich die zweite Karte der Eingabemasken.

Nachdem Sie die zweite Karte ausgefüllt haben und die Angaben gespeichert sind, können Sie sich über die Lasche „Drucken“ den Erstattungsantrag in die Vorschau holen bzw. ausdrucken.

Seit 2011 sind die Erstattungsanträge elektronisch zu erstatten. Sie können den Erstattungsantrag mittels der Lasche „Senden“ an Olümp übergeben und von dort aus versenden. Diese Funktion gilt nicht für Lohn XS.

Abfindungen können Sie unter "Abrechnungen-Eingabe" auf der Karte "Einmalzahlung" eintragen.

Voreingestellte Versteuerungsart ist „ermäßigt“, damit wird programmseitig die sogenannte Fünftelregelung berücksichtigt.

Abfindungszahlungen aufgrund des Arbeitsplatzverlustes sind grds. sozialversicherungsfrei.

Die Erstattungsanträge können Sie unter Anträge-Erstattungen U1 oder U2 drucken. Bitte beachten Sie, dass Sie ggf. den Fall noch anlegen müssen. In diesem Bereich können Sie die U1- und U2-Anträge auch versenden.

Im Menüpunkt Abrechnungen-Eingabe können Sie die Abrechnungen der Mitarbeiter durchführen. Die dazugehörigen Berichte (Gehaltsabrechnungen, Lohnkonten, Überweisungslisten, etc.) finden Sie unter Abrechnungen-Abschluss.

Gehen Sie dazu unter Abrechnungen-Eingabe und markieren Sie dann den entsprechenden (abzurechnenden) Arbeitnehmer. Anschließend können Sie mittels der Laschen „Schätzen“ und „Abrech.“ den Arbeitnehmer abrechnen. Bitte beachten Sie hierbei auch den Quick-Modus auf der zweiten Karteikarte.

Den Abrechnungsmonat stellen Sie bei erstmaliger Abrechnung mit Lohnabzug unter Abrechnungen-Eingabe ein. Der aktuelle Abrechnungsmonat wird Ihnen im Menü angezeigt.

Einen neuen Mitarbeiter legen Sie bitte unter Personaldaten-Adresse durch Anklicken der Lasche „Neu“ an. Nachdem Sie in diesen Dialogen die Eingaben getätigt haben, erfassen Sie bitte die weiteren Daten unter Personaldaten-Sozialversicherung und unter Personaldaten-Zeiten sowie in den Einkünften die monatlichen Zahlungen. Alternativ können Sie einen neuen Mitarbeiter auch durch Importieren eines ausgefüllten Personalbogens erfassen.

Die Berichte (Beitragsnachweise, Gehaltsabrechnungen, Lohnsteueranmeldungen, usw.) des Monatsabschlusses finden Sie unter Abrechnungen-Abschluss. Hier können Sie auch die Beitragsnachweise und Lohnsteuer-Anmeldung versenden sowie den PDF-Versand der Abrechnungsergebnisse vornehmen. Sie gelangen in den nächsten Monat, wenn alle Meldungen (Abrechnungen-Meldungen) versendet und alle Mitarbeiter abgerechnet sind, indem Sie die Lasche "Abschluß" klicken.

Angaben zur Arbeitszeit sind z.B. relevant, wenn Entgeltfortzahlung zu berechnen ist (Personaldaten-Zeiten) oder für die Zeiten für den Lohnnachweis. Anhand der eingetragenen Arbeitszeiten ermittelt Entgeltfortzahlung ggf. die Krankheits-Arbeitstage.

Im Listenbereich wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter per Klick aus.
Geben Sie hier bitte die regelmäßige Arbeitszeit ein, so wie sie sich auf die einzelnen Wochentage verteilt.

Die erfassten Arbeitszeiten sind Grundlage für die Ermittlung von Arbeitsstunden für den jährlichen Lohnnachweis zur Unfallversicherung sowie für die Berechnung der Erstattungen der Entgeltfortzahlung oder der Beurteilung, ob der Betrieb am Ausgleichsverfahren teilnimmt.

Auf den nachfolgenden Karteikarten können Sie die Arbeitszeiten Ihrer Arbeitnehmer erfassen und diese bequem in die monatliche Lohnabrechnung übernehmen (Voraussetzung hierfür ist die Erweiterung Arbeitszeiten).

Die Abwesenheiten finden Sie unter "Personaldaten-Abwesenheiten". Hier sind alle Abwesenheiten der Mitarbeiter zu erfassen, gleichgültig ob es sich um eine krankheitsbedingte Fehlzeit wie Entgeltfortzahlung oder Krankengeldbezug handelt oder um den Erholungsurlaub des Mitarbeiters.

Tragen Sie dafür einfach den „Abwesenheitszeitraum“ ein und wählen den Abwesenheitsgrund aus.

Bei sozialversicherungsrechtlich relevanten Fehlzeiten, wie z.B. beim Krankengeldbezug, erzeugt Lohnabzug ggf. die entsprechenden Meldungen zur Sozialversicherung mit der kommenden Abrechnung.

Unter den Abwesenheiten finden Sie auch die Urlaubsverwaltung von Lohnabzug.

Sie haben im Programmteil Entgeltfortzahlung die Möglichkeit, sich ermitteln zu lassen, ob der Betrieb umlagepflichtig zur U1 ist oder nicht.

Gehen Sie dazu unter Tools-Ausgleichsverfahren und wählen auf der Karte „Ausgleich“ im Feld „Art des Betriebes“ über den Suche-Schaltknopf aus, ob Besonderheiten für den Betrieb zu beachten sind (z.B. Öffentlicher Dienst).

Anschließend geben Sie bitte das Gründungsdatum des Betriebes ein.
Das aktuelle Datum stellt das Datum der Berechnung dar und wird mit dem Tagesdatum vorbelegt. Sie können dieses Datum überschreiben.
Sie geben das Kalenderjahr ein, für das eine Beurteilung erfolgen soll.
Der Ausgangszeitraum für die Beurteilung wird automatisch vom Programm erzeugt.

Abschließend klicken Sie auf die Funktions-Lasche „Speichern“.
Sie werden nun gebeten, die Mitarbeiterdaten im nächsten Register zu prüfen, zu ergänzen oder zu löschen.

Sie bestätigen durch Anklicken der Schaltfläche „OK“. Das Ergebnis der Berechnung zeigt, ob Ihr Betrieb am Ausgleichsverfahren teilnimmt oder nicht.

Die Adressänderung eines Mitarbeiters tragen Sie einfach unter "Personaldaten-Adresse und Bank" ein. Mit der nächsten Abrechnung werden die neuen Adressdaten verwendet.

Ebenfalls mit der kommenden Abrechnung erfolgt die automatische Erstellung einer Meldung zur Sozialversicherung „Adressänderung“.

Die Adressdaten der Firma können Sie unter "Adressdaten-Firma" auf der Karte "Adresse" erfassen bzw. ändern. Bitte beachten Sie, dass eine Änderung dieser Daten eine Sozialversicherungsmeldung (DSBD) für den Betrieb auslöst.

Handelt es sich bei einem neu eingestellten Mitarbeiter um eine Person, welche das 55. Lebensjahr vollendet hat und unmittelbar vor der Beschäftigungsaufnahme arbeitslos war, so erfassen Sie diese Person bitte unter Personaldaten-Steuer und Sozialvers. auf der ersten Karte „Beschäftigung“ mit der Beschäftigungsart „Älterer Arbeitnehmer“. Lohnabzug erkennt dann die besondere Beitragstragung in der Arbeitslosenversicherung und stellt als Beitragsgruppe Arbeitslosenversicherung die „2“ vor ein. Ferner verursacht diese Einstellung, dass in der Arbeitslosenversicherung nur der Arbeitnehmeranteil verbeitragt wird.

Die Ergebnisse der monatlichen Abrechnungen finden Sie unter "Abschluss". Dort können Sie sich die „alten Abrechnungsmonate“ über „andere“ anzeigen lassen oder mit den Pfeiltasten in den Abrechnungsmonat wechseln.

Ist für einen Mitarbeiter der Altersentlastungsbetrag zu verwenden, so können Sie das entsprechende Kennzeichen unter Personaldaten-Steuer und Sozialvers. auf der Karte „Steuer“ setzen. Der Altersentlastungsbetrag wird dann in der steuerlichen Abrechnung automatisch berücksichtigt.

Zur Neuanlage einer Krankenkasse gehen Sie bitte unter "Adressdaten-Krankenkasse" und wählen dort über den Suche-Button die entsprechende Krankenkasse aus. In der Betriebsnummerndatenbank sind alle Krankenkassen hinterlegt, die wählbar sind.

Anschließend tragen Sie bitte auf der nächsten Karte „Bank“ die Bankverbindung der Kasse ein. Auf den Karten Beitrags- und Umlagesätze erfassen Sie bitte die Sätze für die Kasse.

Sofern Sie ein Paket von Lohnabzug nutzen, welches den automatischen Abgleich der Krankenkassen-Beitragssätze beinhaltet, können Sie sich diese Arbeit natürlich sparen und die aktuellen Sätze online einlesen (Lohnabzug COMFORT oder höher).

Nachdem Sie die Krankenkassen-Adressdaten erfasst haben, gehen Sie bitte unter Firmendaten-Betriebliche Grunddaten auf die Karte „Krankenkasse“ und ordnen die neu angelegte Krankenkasse dem jeweiligen Mandanten zu. Hier nehmen Sie im Übrigen auch die Einstellung (Auswahl) der Umlagevariante vor.

In den Personaldaten ordnen Sie jetzt den Mitarbeitern die Krankenkasse unter Personaldaten-Steuer und Sozialvers. auf der Karte „Beschäftigung“ im Feld „Meldestelle/Einzugsstelle“ zu.

Einen neuen Mitarbeiter legen Sie bitte unter "Personaldaten" an. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

Personaldaten- Adresse und Bank:
Hinterlegen Sie hier bitte alle Daten. Achten Sie dabei darauf, dass Sie das Geschlecht korrekt eintragen.

Personaldaten- Steuer und Sozialvers.:
Tragen Sie auf der Karte „Beschäftigung“ bitte die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters ein und wählen Sie anschließend im Feld „Beschäftigungsart“ den entsprechenden Eintrag aus. Ordnen Sie dem Mitarbeiter dann bitte die Krankenkasse zu. Bitte beachten Sie auch die Angaben zum Unfallversicherungsträger (GTST) zu hinterlegen. Wenn Sie alle Angaben auf der Karte getätigt haben, klicken Sie bitte auf die Lasche „Weiter“. Sie gelangen auf die Karte „Steuer“. Auf dieser Karte übernehmen Sie die Daten von der Lohnsteuerkarte des Mitarbeiters. Klicken Sie bitte anschließend auf „Weiter“ und Sie gelangen auf die Karte „Sozialversicherung“. Hier sind die Beitragsgruppenschlüssel bereits voreingestellt; diese können Sie ggf. editieren. Sofern der Mitarbeiter bei Ihnen seine Elterneigenschaft (PV-Zuschlag) nachgewiesen hat, können Sie ggf. die Markierung im Feld „PV-Zuschlag“ entfernen. Mit „Weiter“ gelangen Sie auf die Karte „Meldung I“, auf der Sie die Staatsangehörigkeit und den Tätigkeitsschlüssel über die Suche Buttons auswählen. Über „Weiter“ gelangen Sie auf die Karte „Meldung II“. Nachdem Sie alle Angaben erfasst haben „Speichern“ Sie bitte. Als Kennzeichen, dass alle melderelevanten Daten erfasst worden sind, erscheint der neue Mitarbeiter in der Liste unten nicht mehr „rot“, sondern ist jetzt in schwarzer Schrift dargestellt.

Personaldaten-Einkünfte:
Hier erfassen Sie bitte alle laufenden Lohnarten des Mitarbeiters. Es ist sinnvoll hier die Lohnarten dem Mitarbeiter zuzuordnen, damit Sie später in der Abrechnung nur noch die aktuellen Monatswerte erfassen müssen.

Personaldaten-Betriebl. Altersvorsorge:
Erhält der Mitarbeiter eine betriebliche Altersvorsorge, erfassen Sie hier bitte die Daten, die für die laufende Lohnabrechnung relevant sind.

Personaldaten-Firmenwagen:
Steht dem Mitarbeiter ein Firmenwagen zur privaten Nutzung zur Verfügung, dann nehmen Sie bitte hier die Erfassung vor.

Personaldaten-Umlagen Bau (nur mit dem Modul (Saison-) KUG):
Tragen Sie hier bitte die Umlagedaten für die Winterbeschäftigungsumlage bzw. die Urlaubskasse ein.

Personaldaten-Zeiten:
In diesem Abschnitt tragen Sie bitte die regelmäßigen Arbeitszeiten der Mitarbeiter ein. Sie dienen z.B. zur Berechnung der Urlaubstage und Ermittlung der Arbeitsstunden zur Unfallversicherung, wenn der Vollarbeiterrichtwert verwendet wird.

Personaldaten-Vorträge:
Hier tragen Sie die Vortragswerte für den Mitarbeiter ein.

Personaldaten-Weitere Angaben:
Hinterlegen Sie hier bitte das Wohnsitzfinanzamt des Beschäftigten sowie die Steuer-ID des Arbeitnehmers.

Nachdem Sie diese Angaben erfasst haben, können Sie den neuen Mitarbeiter abrechnen.

Die Meldungen werden von Lohnabzug selbstständig erzeugt. In diesem Fall erhalten Sie eine Anmeldung eines neu angelegten Mitarbeiters, wenn Sie alle melderelevanten Daten im Personalstamm erfasst haben bzw. wenn Sie den Mitarbeiter erstmalig abgerechnet haben.

Sofern ein Arbeitsverhältnis nicht einen ganzen, sondern nur einen Teilmonat umfasst, berücksichtigt das Programm die steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Besonderheiten automatisch. Bitte kürzen Sie die Lohnarten/die Lohnbestandteile selbstständig.

Krankenkasse, welche von den Mitarbeitern gewählt werden kann. In der Regel gibt es für jedes Bundesland eine Landes-AOK.

Die Beschäftigungsart Arbeiter/Angestellter kann unter Personaldaten-Steuer und Sozialvers. auf der Karte Beschäftigung ausgewählt werden.

Eine Übersicht der Arbeitgeberbelastung finden Sie unter Berichte- Arbeitgeberbelastung.

Die Arbeitgeberbelastung können Sie sich unter Berichte-Arbeitgeberbelastung als Ausdruck ansehen. Hier finden Sie auch diverse Sortiermöglichkeiten.

Der Arbeitgeberzuschuss bei freiwillig gesetzlich versicherten Arbeitnehmern und privat krankenversicherten Arbeitnehmern wird programmseitig berechnet. Die Einstellungen für freiwillig gesetzlich versicherte Arbeitnehmer und privat krankenversicherte Arbeitnehmer können Sie in den Personaldaten-Steuer und Sozialvers. auf der Karte Sozialversicherung vornehmen, wenn Sie als Beitragsgruppe KV eine „0“ oder „9“ eintragen.

Den Arbeitslohn tragen Sie bitte in den Personaldaten Einkünfte bzw. in der Abrechnung auf der Karte Lohnarten ein.

Ist ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt, so tragen Sie die Abwesenheit bitte unter Personaldaten-Abwesenheiten ein.

In der Regel wird während einer Arbeitsunfähigkeitszeit Entgeltfortzahlung für den Arbeitnehmer gezahlt, wählen Sie bitte diese Fehlzeit (Grund) aus.

Die regelmäßigen Arbeitszeiten der Mitarbeiter können Sie unter Personaldaten-Arbeitszeiten erfassen. Sie sind Grundlage für die Berechnung der Urlaubstage und der ausgefallenen Arbeitstage im Falle einer Fehlzeit. Für die Erfassung der täglichen Arbeitszeiten steht Ihnen unser Modul Arbeitszeiten zur Verfügung.

Eine Aufrollung wird immer dann automatisch vom Programm durchgeführt, wenn sich Änderungen (z.B. ein Krankenkassen-Beitragssatz) ergeben haben, die sich auf bereits erstellte Abrechnungen auswirken. Das Programm erzeugt in diesem Fall eine neue Abrechnung unter den neuen Gegebenheiten (also z.B. mit dem neuen KK-Satz). Die Aufrollung muss im Rahmen des maschinellen Melde- und Beitragsverfahrens durchgeführt werden.

Wenn Ihr Betrieb am Ausgleichsverfahren zur Umlage 1 (U1) teilnimmt, markieren Sie bitte unter Firmendaten-Betriebliche Grunddaten auf der Karte Betriebsdaten das Feld „Umlagepflicht U1“.

Wenn dieses Kennzeichen gesetzt ist, stellt Lohnabzug automatisch die Kennzeichnung im Personalstamm (Personaldaten-Steuer und Sozialvers.-Karte „Sozialversicherung“) vor.

Arbeitet ein Arbeitnehmer aus dem Ausland bei Ihnen so schreiben die Sozialversicherungsträger für die Adresseingabe ein bestimmten Postleitzahlenformat vor. Nur wenn dieses eingehalten wird, darf die Postleitzahl im Meldeverfahren verwendet werden. Beachten Sie daher bei der Eingabe die folgenden Vorgaben:

Prüfungen der ausländischen Postleitzahl (gemäß Anlage 18 DEÜV)
Land Länge Postleitzahl (PLZ)
PLZ linksbündig
N = Ziffer        A = Großbuchstabe

-------------------------------------------------

A Österreich 04 NNNN
B Belgien 04 NNNN
CDN Kanada 07 ANA NAN
CH Schweiz 04 NNNN
DK Dänemark 04 NNNN
F Frankreich 05 NNNNN
NL Niederlande 07 NNNN AA
PL Polen 06 NN-NNN
CZ Tschechische Republik 06 NNN NN
L Luxemburg 04 NNNN

Die Postleitzahlen der in dieser Tabelle nicht enthaltenden Länder werden nicht geprüft. 

Vom maschinellen Melde- und Beitragsverfahren ausgenommen sind beispielsweise sozialversicherungsfrei Tätige. Dies sind in aller Regel Personen, welche sozialversicherungsrechtlich als Selbstständige gelten. Dieser Fall tritt z.B. bei Alleingesellschafter Geschäftsführern regelmäßig auf. Sie sind zwar bei einer gesetzlichen Krankenkasse versichert, aber nicht als sozialversicherungspflichtig Beschäftigter, sondern als freiwilliges Mitglied (Selbstständige). Diese Personen nehmen nicht am maschinellen Melde- und Beitragsverfahren teil.

Sofern Sie diese Personen abrechnen, z.B. da sie lohnsteuerpflichtig sind, hinterlegen Sie bitte unter Personaldaten-Steuer und Sozialvers. auf der Karte „Meldung I“ als Personengruppe die Schlüsselzahl „900“ oder „901“. Damit nehmen diese Personen nicht am maschinellen Verfahren teil.

Wird ein Mitarbeiter, der sich im Krankengeldbezug befindet, ausgesteuert, so beenden Sie bitte unter Personaldaten-Abwesenheiten auf der Karte „Fehl/ Url.Zeit“ die Krankengeldzeit und legen mit dem darauf folgenden Tag die Fehlzeit „Aussteuerung“ neu an. Sofern Meldungen zur Sozialversicherung zu erstatten sind, erstellt Lohnabzug diese automatisch bei der Abrechnung.

Beispiel:
KG-Bezug bis 31. August (Ende)
Aussteuerung Beginn ab 1. September

Bitte beachten Sie, dass Sie im maschinellen auch Mitarbeiter abrechnen müssen, welche kein Entgelt von Ihnen beziehen (Null-Abrechnungen).

Unter Personaldaten-Steuer und Sozialvers. auf der Karte „Beschäftigung“ im Feld „Beschäftigungsart“ können Sie „Auszubildende“ auswählen. Mit der Auswahl dieses Feldes erkennt das Programm, dass die Besonderheiten für Auszubildende auf diese Person (Mitarbeiter) anzuwenden sind. Bitte setzen Sie ggf. das Kennzeichen Geringverdiener (GV-Grenze), wenn das monatliche Entgelt des Auzubildenden die Geringverdienergrenze von 325 Euro nicht überschreitet und stellen Sie in diesem Fall die Personengruppe auf "121" anstelle von "102".

Scheidet ein Mitarbeiter aus Ihrem Betrieb aus, so ist das Austrittsdatum zu erfassen. Tragen Sie bitte das Datum unter Personaldaten-Steuer und Sozialvers. auf der Karte „Beschäftigung“ unter „Austritt“ ein.

Die Abmeldung wird automatisch mit der Abrechnung im Monat des Ausscheidens erstellt. Sofern der Mitarbeiter zum ELStAM-Verfahren angemeldet ist, ist auch eine Abmeldung von diesem Verfahren erforderlich. Lohnabzug gibt hier ebenfalls einen entsprechenden Hinweis aus.

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