Lohnabrechnung

Was müssen Sie als Arbeitgeber über Lohnsteuer und Abzüge wissen?

Was ist eine Lohnabrechnung?

Dokumentation der finanziellen Details eines Arbeitsverhältnisses

Eine Lohnabrechnung ist ein Dokument, das von einem Arbeitgeber an seine Arbeitnehmer ausgestellt wird und die Details zur Vergütung, die dem Mitarbeiter für einen bestimmten Zeitraum (regelmäßig im Monat) zusteht, auflistet. Sie ist ein wichtiger Bestandteil des Personalwesens und muss bestimmte gesetzliche Anforderungen erfüllen. Wie in §107 Absatz 1 der Gewerbeordnung (GewO) festgelegt, muss eine Lohnabrechnung in Deutschland immer in Euro berechnet und ausgewiesen werden.

Die Lohnabrechnung dokumentiert die finanziellen Details eines Arbeitsverhältnisses. Sie zeigt, wie viel ein Mitarbeiter verdient hat, welche Abzüge vorgenommen wurden und wie viel er schließlich ausgezahlt bekommt. Im Folgenden finden Sie unter anderem die wichtigsten Informationen, die in einer Lohnabrechnung enthalten sein sollten.

Ist eine Lohnabrechnung das gleiche wie eine Entgeltabrechnung?

Häufig werden Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung und Entgeltabrechnung synonym verwendet.

Unterschied

Lohnabrechnungen erstellen Sie als Arbeitgeber für Mitarbeiter, die nach Stunden oder Leistungen bezahlt werden.

Gehaltsabrechnungen erstellen Sie als Arbeitgeber für Angestellte mit einem festen monatlichen Gehalt erstellen.

Die Entgeltabrechnung ist dabei der Oberbegriff sowohl für die Gehalts- als auch die Lohnabrechnung.

Gemeinsamkeit

Beide Arten der Entgeltabrechnung nutzen Angaben der Mitarbeiter, um Daten über Lohn oder Gehalt, Steuerklasse und Abzüge zu erheben und dadurch die Höhe der Beiträge der Lohnsteuer, Kirchensteuer und Sozialversicherungen wie Rentenversicherung und Krankenversicherung zu ermitteln. In Unternehmen häufig ein externer Dienstleister oder Software zum Einsatz, die das Erstellen einer Lohnabrechnung vereinfachen.

Sie benötigen Unterstützung bei der Lohnabrechnung?

Sie sind auf der Suche nach einer benutzerfreundlichen und rechtssicheren Lohnabrechnungssoftware? Egal, ob kleines, mittleres oder großes Unternehmen: Dataline Lohnabzug bietet die passende Software Lösung.

Jetzt Kontakt aufnehmen und unverbindliche Beratung vereinbaren und eine kostenlose Lohnabzug Testversion von Dataline erhalten.

Alle Informationen zur Lohnabrechnung im Überblick

Profi für Lohnabrechnung werden

Pflicht zur Gehaltsabrechnung: Rechte und Vorgaben für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

In Deutschland sind Arbeitgeber laut § 108 der Gewerbeordnung dazu verpflichtet, ihren Angestellten eine transparente Gehaltsabrechnung oder Lohnabrechnung in schriftlicher Form zur Verfügung zu stellen. Diese kann entweder handschriftlich oder
elektronisch mit Ausdruck erfolgen und muss in Euro ausgestellt werden. Neben dem Bruttogehalt müssen auch gesetzliche Abzüge wie Steuern und Sozialversicherungsbeiträge sowie der letztlich ausgezahlte Betrag Gehalts- bzw. Lohnabrechnung klar ersichtlich sein.

Die Gehaltsabrechnung dient dazu, dass Arbeitnehmer ihre Vergütung nachvollziehen und überprüfen können. Allerdings besteht die Pflicht zur Ausstellung nur, wenn sich im Vergleich zur vorherigen Abrechnung Änderungen ergeben haben.

Rechtlich gesehen liegt die Verantwortung für die Abholung der Lohnabrechnung nicht beim Unternehmen, sondern beim Arbeitnehmer, da es sich um eine sogenannte Holschuld handelt. In bestimmten Ausnahmefällen kann das Unternehmen als Arbeitgeber jedoch verpflichtet sein, die Lohnabrechnung zu versenden oder auf anderem Wege bereitzustellen.

Unterschied zwischen Brutto- und Nettogehalt

Bruttogehalt

Das Bruttogehalt ist der Gesamtbetrag, den ein Arbeitnehmer vor Abzug von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen verdient, und umfasst alle Vergütungen wie Grundgehalt, Überstundenvergütung und mögliche Boni.

Nettogehalt

Das Nettogehalt ist der Betrag, der dem Arbeitnehmer nach Abzug aller gesetzlichen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge ausgezahlt wird und somit der tatsächliche Betrag ist, den der Arbeitnehmer für seine persönlichen Ausgaben zur Verfügung hat.

Das Bruttogehalt kann aus verschiedenen Komponenten (sogenannte Lohnarten oder Entgeltbestandteile) bestehen, die alle zusammen den Gesamtbetrag ergeben, den ein Arbeitnehmer vor Abzügen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen verdient.

Bestandteile des Bruttogehalts:

Grundgehalt

Feste monatliche oder jährliche Vergütung, die im Arbeitsvertrag vereinbart ist.

Überstundenvergütung

Zusätzliche Bezahlung für Stunden, die über die reguläre Arbeitszeit hinaus geleistet werden.

Boni

Einmalige oder wiederkehrende Zahlungen für besondere Leistungen oder Erfolge.

Provisionen

Zahlungen, die auf den Verkauf oder die Vermarktung von Produkten / Dienstleistungen basieren.

Sachbezüge

Vorteile in Form von Waren oder Dienstleistungen (z.B. Firmenwagen, Essensgutscheine).

Urlaubs- und
Weihnachtsgeld

Zusätzliche Zahlungen, die zu bestimmten Anlässen (z.B. vor Feiertagen) gewährt werden.

Zuschläge

Zusätzliche Vergütung für spezielle Arbeitsbedingungen (z.B. Nacht-, Schicht- oder Feiertagszuschläge).

Vermögenswirksame
Leistungen

Beiträge des Arbeitgebers zur Unterstützung der Vermögensbildung des Arbeitnehmers (z.B. in einen Sparvertrag).

Pflichtangaben auf einer Lohnabrechnung

Arbeitgeberangaben

Name und Anschrift des Arbeitgebers

Arbeitnehmerangaben

Name und Anschrift des Arbeitnehmers

Sozialversicherungsnummer

Steueridentifikationsnummer

Geburtsdatum

Steuerliche Angaben

Steuerklasse

Kinderfreibeträge

Kirchensteuermerkmal (ja/nein)

Abrechnungszeitraum

Monat und Jahr der Abrechnung

Entgeltbestandteile

Bruttogehalt

Zuschläge, Zulagen, Prämien, Sachbezüge

Einmalzahlungen oder Sonderzahlungen

Steuerabzüge

Lohnsteuer

Solidaritätszuschlag

Kirchensteuer (falls zutreffend)

Sozialversicherungsabzüge

Krankenversicherung

Rentenversicherung

Arbeitslosenversicherung

Pflegeversicherung

Nettoentgelt

Auszahlungsbetrag nach allen Abzügen

Zusätzliche Angaben

Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherungen

Vermögenswirksame Leistungen (falls zutreffend)

Bankverbindung des Arbeitnehmers (für die Überweisung)

Verbotene Angaben

Anfechtbarkeit

Datenschutz bei Lohnabrechnungen

Lohnabrechnungen enthalten sensible personenbezogene Daten, darunter auch besonders geschützte Informationen wie die Konfessionszugehörigkeit (Art. 9 DSGVO).

Art.9 DSGVO

Eine Einwilligung des Arbeitnehmers ist für das Erstellen der Lohnabrechnung nicht
erforderlich, da sie gesetzlich vorgeschrieben ist (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Art.6 DSGVO

Der Zugriff muss strikt auf notwendige Personen wie die Personalabteilung oder Steuerberater beschränkt bleiben. Die Übermittlung sollte vertraulich erfolgen, z. B. perPost oder gesichertem Online-Portal. Lohnabrechnungen sind mindestens 6 Jahre aufzubewahren und danach datenschutzkonform zu vernichten.

Unterschied zwischen Gehalt und Lohn

GEHALT

Gehalt ist ein fixer Monatsbetrag, unabhängig von der tatsächlichen Arbeitszeit.

Fester Betrag pro Monat

Monatlich gleichbleibend

z.B. Büro- und Verwaltungsjobs, Ingenieure, Lehrer

Einkommenssicherheit, da gleichbleibend

LOHN

Lohn richtet sich nach geleisteten Arbeitsstunden
oder produzierter Menge.

Variabler Betrag, abhängig von geleisteten Arbeitsstunden

Kann monatlich schwanken

z.B. Handwerksberufe, Produktionsarbeiter

Kann durch Schwankungen unsicherer sein

Gehaltsabrechnung bei geringfügiger Beschäftigung (Minijob) 2025

Eine geringfügige Beschäftigung (Minijob) liegt vor, wenn das Einkommen nicht über 556 € monatlich liegt (Stand 2025). Wird die Einkommensgrenze (regelmäßig) überschritten, ist von einem Nebenjob auszugehen, der nach einer anderen Steuerklasse bei der Lohnsteuer – nämlich Steuerklasse 6 – besteuert wird. Die Gehaltsabrechnung bei Minijobs unterscheidet Steuern & Sozialabgaben.

Steuern

Pauschalversteuerung (2 % Lohnsteuer) oder individuelle Besteuerung

Sozialabgaben

Keine Beiträge zur Arbeitslosen- und Pflegeversicherung

Rentenversicherungspflicht: 3,6 % des Bruttoeinkommens (Arbeitnehmeranteil), Befreiung möglich

Nettovergütung

Tatsächlicher Auszahlungsbetrag nach Abzügen

Sonstiges

Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung

Besonderheiten:

Krankenversicherung

Bei Minijobs besteht keine Pflicht zur Krankenversicherung. Arbeitnehmer können über die Familienversicherung oder freiwillige Versicherung abgesichert sein.

Abgaben

Der Arbeitgeber führt die pauschalen Abgaben an die Minijob-Zentrale ab.

Rentenversicherung

Die Rentenversicherungspflicht besteht, kann aber auf Antrag abgewählt werden.