Maschinelle Aufrollung und Korrektur/ Nacherfassmodus.

Was ist eine Maschinelle Aufrollung und Korrektur/ Nacherfassmodus.

Der Nacherfassungsmodus in der Lohnabrechnung ermöglicht es, Korrekturen und nachträgliche Änderungen für bereits abgeschlossene Abrechnungszeiträume vorzunehmen. Falls Fehler entdeckt werden oder Änderungen, wie zusätzliche Arbeitszeiten, Boni oder Fehlzeiten, notwendig sind, können diese rückwirkend im System eingetragen werden. Dies stellt sicher, dass die Lohnabrechnung korrekt ist und alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

Die maschinelle Aufrollung bezieht sich auf die automatisierte Korrektur von Lohnabrechnungen über mehrere Abrechnungszeiträume hinweg. Wenn eine rückwirkende Änderung vorgenommen wird, wird das System die Lohnabrechnungen der betroffenen Monate automatisch neu berechnen, um Differenzen auszugleichen. So können z. B. Änderungen im Sozialversicherungsbeitrag oder bei steuerlichen Anpassungen, die erst nachträglich bekannt werden, korrekt berücksichtigt werden. Die Verrechnung der Korrekturen erfolgt dann im aktuellen Abrechnungszeitraum.

Warum ist eine maschinelle Aufrollung und Korrektur/ Nacherfassmodus  wichtig?

In der Lohnabrechnung sind die maschinelle Aufrollung und Korrektur/ Nacherfassmodus wichtig. um sicherzustellen, dass die Lohnabrechnungen korrekt und gesetzeskonform sind. Es gibt mehrere rechtliche Gründe, warum diese Funktionen essenziell sind:

1. Korrektur von Fehlern: Bei der Lohnabrechnung können Fehler auftreten, z. B. durch falsche Angaben zu Arbeitszeiten, Fehlzeiten oder Sozialversicherungsbeiträgen. In der Praxis ist dies oft ein zu spät abgegebener Stundennachweis, eine verspätete Krankmeldung. Wenn solche Fehler nicht korrigiert werden, könnte der Arbeitgeber gegen rechtliche Vorgaben verstoßen, insbesondere im Hinblick auf die pünktliche und vollständige Zahlung von Löhnen sowie die korrekte Abführung von Steuern und Sozialabgaben.
2. Bereits seit einigen Jahren kommt es immer wieder zu rückwirkenden Gesetzesänderungen, die eine nachträgliche Neuberechnung der Entgeltabrechnungen erfordert. Im Lohnsteuerbereich geschieht dies „immer wieder“. Aber auch im Bereich der Sozialversicherung sind nachträgliche Gesetzesanpassungen oder auch Anpassungen im Bereich der Datensätze keine Seltenheit, so dass eine Aufrollung vielfach unvermeidbar ist.
3. Sozialversicherung und Steuervorschriften: Das deutsche Sozialversicherungsrecht und Steuerrecht verlangt, dass die Abgaben korrekt berechnet und gemeldet werden. Die maschinelle Aufrollung hilft dabei, rückwirkende Änderungen korrekt zu berechnen und an die Finanzämter und Sozialversicherungsträger zu übermitteln. Dies schützt das Unternehmen vor rechtlichen Konsequenzen wie Nachforderungen, Bußgeldern oder Strafen.
4. Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG): Das Entgeltfortzahlungsgesetz schreibt vor, dass Arbeitnehmer bei Krankheit oder anderen Fehlzeiten Anspruch auf Lohnfortzahlung haben. Die korrekte Erfassung von Fehlzeiten und die Möglichkeit zur nachträglichen Anpassung der Abrechnung sind daher notwendig, um diese gesetzlichen Ansprüche zu erfüllen. Daneben haben aber auch noch andere Fehlzeiten, wie Krankengeld, direkte Auswirkungen auf die Entgeltabrechnung und ggf. auf die Sozialversicherungsmeldungen.

Gesetzliche Grundlagen:

• § 108 GewO (Gewerbeordnung): Dieser Paragraph verlangt, dass Lohnabrechnungen schriftlich und korrekt erstellt werden müssen.
• § 41c EStG (Einkommensteuergesetz): Dieser Paragraph regelt die Korrektur von Lohnsteuerabzügen und Abgaben. Bei fehlerhaften Abrechnungen ist der Arbeitgeber verpflichtet, diese nachträglich zu korrigieren.
• Sozialversicherungsrecht: Arbeitgeber sind u.a. verpflichtet, korrekte Beitragsnachweise an die Krankenkassen zu melden. Änderungen müssen rückwirkend und korrekt erfasst werden.

Kurz gesagt, der Nacherfassungsmodus und die maschinelle Aufrollung helfen dabei, Fehler zu korrigieren und die Abrechnung gesetzeskonform zu halten, was rechtliche Sicherheit für den Betrieb schafft.