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Eine Lohnabrechnung zu erstellen (auch Entgeltabrechnung/Gehaltsrechnung genannt) gehört für Arbeitgeber nach § 108 GewO zur monatlichen Pflicht gegenüber den Angestellten. Diese Lohnabrechnung beinhaltet neben der Zusammensetzung des erarbeiteten Bruttoentgelts auch alle Abzüge vom Lohn (Steuern, Sozialversicherungsbeiträge, Sonstige) und schlussendlich natürlich den Betrag, den der Arbeitnehmer ausbezahlt bekommt.
Möchten Arbeitgeber eine Lohnabrechnung erstellen, muss zunächst die Form gewahrt werden, denn die Entgeltabrechnung ist in einer Entgeltbescheinigungsverordnung reglementiert. Diese listet die erforderlichen Inhalte für eine Entgeltbescheinigung auf (§ 1 EBV).
Verpflichtende Angaben einer Lohnabrechnung sind beispielsweise:
- die Daten des Arbeitnehmers sowie Kontaktdaten
- Bezüge (Brutto) unterteilt nach unterschiedlichen Entgeltbestandteilen
- steuerrechtliche sowie sozialversicherungsrechtliche Abzüge
- Betrag der Auszahlung
- Bankdaten
Diese Fristen gelten für Arbeitgeber, wenn sie die Lohnabrechnung erstellen
Wenn Sie als Arbeitgeber für Ihre Arbeitnehmer eine Lohnabrechnung erstellen, müssen Sie sich an festgelegte Fristen halten. Für den Arbeitnehmer ist hier natürlich zunächst wichtig, dass der (im Arbeitsvertrag) vereinbarte Zahlungstermin eingehalten wird. Neben der tatsächlichen Entgeltauszahlung sind aber noch einige andere wichtige Fristen aus der Entgeltabrechnung von Bedeutung.
Im Wesentlichen gilt hier, die Termine für die Lohnsteueranmeldung sowie den Beitragsnachweisen und der -abführung für die Sozialversicherung zu beachten.
Die Lohnsteuer ist jeweils spätestens bis zum zehnten Tag nach Ablauf des jeweiligen Anmeldungszeitraums zu zahlen.
Der Lohnsteuer-Anmeldungszeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat. Für die Lohnsteueranmeldung können allerdings abweichende Anmeldungszeiträume gelten, je nach Höhe der abgeführten Lohnsteuer aus dem Kalendervorjahr. Hierfür sind folgende Staffelungen zu beachten:
- bei mehr als 5.000 € Lohnsteuer aus dem vorherigen Kalenderjahr gilt der Kalendermonat
- beträgt die Lohnsteuer aus dem Kalendervorjahr zwischen 1.080 und 5.000 €, gilt das Kalendervierteljahr als Anmeldungszeitraum
- liegt die Lohnsteuer des vorherigen Kalenderjahres unter 1.080 €, ist das Kalenderjahr maßgebend
Für die Beiträge zur Sozialversicherung ist hingegen eine vorgezogene Fälligkeit zu beachten. Dies bedeutet, dass Sie nicht die tatsächlichen Beiträge für den laufenden Monat bezahlen müssen, sondern die voraussichtliche Beitragsschuld des jeweiligen Abrechnungsmonats. Die Beitragsnachweise müssen spätestens bis 00:00 Uhr des fünftletzten Bank-Arbeitstages eines Monats der Krankenkasse vorliegen. Sofern diese nicht rechtzeitig eintreffen, wird die Beitragsschuld geschätzt. Die Beitragszahlung zur Sozialversicherung ist zum drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beiträge entstanden sind. Beachten Sie, wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen, dass sowohl der Abgabetermin der Beitragsnachweise als auch der Fälligkeitstermin aufgrund bundesweit nicht einheitlicher Feiertage auf abweichende Tage fallen können.
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Natürlich erfüllt DATALINE Lohnabzug die Anforderungen zum Aufbau der Entgeltbescheinigungen nach den gesetzlichen Bestimmungen laut Entgeltbescheinigungsverordnung.
In Lohnabzug werden Ihnen aber auch die Termine zur Abgabe der Beitragsnachweise und Lohnsteueranmeldungen als Hinweis angezeigt. Selbstverständlich können Sie Ihre Beitragsnachweise und Lohnsteueranmeldungen mit Ihrer Lohnabrechnungssoftware von DATALINE online versenden (außer Lohn XS) und so die gesetzlichen Vorgaben bequem erfüllen. Sie haben Fragen? Unser Support ist gerne für Sie da.