Er­fassung und Ver­waltung von Arbeits­zeiten

Ist die Arbeits­zeit­er­fassung Pflicht?

Obwohl es noch keine allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung gibt, bestehen dennoch spezielle Anforderungen. Beispielsweise müssen Arbeitgeber in bestimmten Branchen und für bestimmte Beschäftigte, wie geringfügig Beschäftigte außerhalb privater Haushalte und in Bereichen mit hoher Missbrauchsgefahr (z. B. Baugewerbe, Gastronomie), die Arbeitszeiten aufzeichnen. Konkret bedeutet dies für die Branchen, die der Sofortmeldepflicht unterliegen eine Aufzeichnungspflicht. Diese Arbeitszeiterfassungspflicht gilt auch für geringfügigeBeschäftigungsverhältnisse (§ 17 MiLoG)

Auch im Arbeitszeitgesetz sind Vorschriften zur Zeiterfassung enthalten, insbesondere für Überstunden und Arbeit an Sonn- und Feiertagen.

Noch mehr lesen können Sie hier: Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung – BMAS

Wie sollen Sie die Arbeits­zeiten doku­men­tieren oder auf­be­wahren?

Die genannten Arbeitgeber müssen laut Mindestlohngesetz den Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentieren. Pausenzeiten sind dabei nicht zu berücksichtigen. Die Aufzeichnungen müssen innerhalb von sieben Tagen erfolgen und in der Regel zwei Jahre lang aufbewahrt werden, da sie oft auch Grundlage der Lohnbuchhaltung sind. Besser ist dabei sogar eine vierjährige Aufbewahrungspflicht, um die nötigen Aufzeichnungen bei der Sozialversicherungsprüfung bei der Hand zu haben.

In unserer Lohnsoftware haben wir bereits die Möglichkeit eingerichtet, die Arbeitszeitdaten aus verschiedenen Zeit­erfassungssysteme zu integrieren. Für kleinere Betriebe, in denen möglicherweise nicht immer spezialisierte Apps oder Software verfügbar sind, bieten wir auch die Option einer manuellen Zeiterfassung in der Kategorie „Arbeitszeiten“. Diese Flexibilität ermöglicht es Unternehmen jeder Größe, ihre Arbeitszeiten effizient und gesetzeskonform zu erfassen und dokumentieren.

Wichtig: Aktuell arbeitet der Gesetzgeber an einem Gesetz zur Arbeitszeiterfassungspflicht. Hier sind die aktuellen Anforderungen der Europäischen Union in deutsches Recht zu übernehmen. Konkret soll hier eine „allgemeine Arbeitszeiterfassungspflicht“ in das Arbeitszeitgesetz integriert werden.

Wie sollen Sie die Arbeits­zeit er­fassen?

Derzeit ist es den Arbeitgebern selbst überlassen, wie sie die Arbeitszeiten erfassen – sei es manuell in Tabellen oder durch elektronische Systeme. Bei der Nutzung digitaler Systeme sollten diese Schnittstellen zu Lohnsoftwareprogrammen haben.

Gibt es Daten­schutz bei der Arbeits­zeit­er­fassung

Die Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten bei der Arbeitszeiterfassung müssen den strengen Datenschutzanforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Bei der Nutzung digitaler Systeme, die Bewegungsprofile erstellen, ist eine Einwilligung der Mitarbeiter erforderlich.