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Als Arbeitgeber rufen Sie die ELStAM-Daten Ihrer Mitarbeiter über Ihre Lohnabrechnungssoftware ab. Was Sie dazu wissen müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die Abkürzung ELStAM steht für Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmale, welche die Inhalte der früheren Papierlohnsteuerkarte umfassen. Die Lohnsteuerabzugsmerkmale stehen in der Regel nur noch elektronisch zur Verfügung, in wenigen Ausnahmen stellen Finanzämter jedoch noch Papierbescheinigungen aus.
Die ELStAM umfassen folgende Daten:
• Steuerklasse und eventuell den Faktor
• Kinderfreibeträge
• Konfessionszugehörigkeit
• Gegebenenfalls Freibeträge
• Gegebenenfalls Hinzurechnungsbetrag
Die ELStAM Ihrer Arbeitnehmer rufen Sie direkt von den Servern der Finanzverwaltung elektronisch ab. Dafür müssen Sie sich im ElsterOnline-Portal registrieren, wo Sie ein Zertifikat zur Legitimation erhalten (Elster-Zertifikat). Mit diesem Zertifikat können Sie Ihre Beschäftigten zu dem ELStAM-Verfahren anmelden. Die Anmeldung erfolgt mit der Lohn- und Gehaltssoftware.
Der Arbeitnehmer muss Ihnen hierzu seine Steuer-ID mitteilen, da ohne diese keine Steuereckdaten abgerufen werden können. Teilt er Ihnen diese nicht mit, erstellen Sie die Gehaltsabrechnung nach der Steuerklasse VI. Das entspricht im Grunde der früheren Verfahrensweise, wenn keine Lohnsteuerkarte vorgelegt wurde.
Wenn Änderungen an den ELStAM vorgenommen werden müssen, kann dies nur durch den Arbeitnehmer erfolgen. Dieser ist also für die Richtigkeit der Angaben verantwortlich, deshalb muss dieser bei falsch abgerufenen ELStAM selbst aktiv werden. Die fehlerhaften Daten muss der Arbeitnehmer per Papierantrag beim Finanzamt seines Wohnsitzes ändern lassen. Sie als Arbeitgeber haben die ELStAM zu übernehmen, wie sie vom Finanzamt über den Elster-Server geliefert worden.
In der ersten erstellten Gehaltsabrechnung nach dem Abruf der ELStAM müssen Sie diese deutlich erkennbar für den Arbeitnehmer ausweisen.
Gehaltsabrechnung mit der Steuerklasse erstellen, die in der ELStAM eingetragen ist
Die Steuerklasse ist ein Bestandteil der ELStAM, die Sie beim Erstellen der Gehaltsabrechnung über Ihre Lohnabrechnungssoftware abrufen.
| Steuerklasse | Beschreibung |
| I | Die Steuerklasse gilt für: • Ledige oder Geschiedene • Dauerhaft getrennt lebende Ehegatten oder Personen deren Ehegatte im Ausland lebt. • Verwitwete |
| II | Nach dieser Klasse werden Alleinerziehende besteuert. |
| III | Unter diese Steuerklasse fallen: • Verheiratete, die nicht dauerhaft getrennt leben und deren Ehegatte im Inland lebt. Voraussetzung ist, dass der Ehegatte keinen Arbeitslohn bezieht oder in der Steuerklasse V ist. |
| IV | Gilt für die zur Steuerklasse III gehörigen Arbeitnehmer, deren Ehegatte ebenfalls einen Arbeitslohn bezieht. Dabei haben die Ehepartner die Wahl, ob sie beide die Steuerklasse IV haben oder der Steuerklassenkombination III/V zugeordnet werden möchten. |
| V | Wird einer der Ehegatten auf Antrag in die Steuerklasse III eingereiht, erhält der andere Ehegatte die Steuerklasse V. |
| VI | Steht ein Arbeitnehmer in mehreren Arbeitsverhältnissen, sollte der Hauptarbeitgeber den Lohnsteuerabzug nach der Steuerklasse vornehmen, die dem steuerlichen Familienstand des Arbeitnehmers entspricht. |
