A1-Antragsverfahren Elektronisches Verfahren

Was ist das elektronische A1-Antragsverfahren?

Das A1-Antragsverfahren ist ein Verfahren zur Beantragung der A1-Bescheinigung. Diese wird benötigt, wenn ein Arbeitnehmer ins europäische Ausland entsendet wird. Die A1-Bescheinigung bestätigt, dass für einen entsandten Mitarbeiter während des beruflichem Einsatzes im Ausland die Sozialversicherungsvorschriften des Heimatlandes gelten. In Deutschland wird das A1-Verfahren elektronisch durchgeführt. Hier ist eine Übersicht, wie das elektronische A1-Antragsverfahren funktioniert:

  1. Antragsstellung: Der Antrag auf eine A1-Bescheinigung wird in der Regel online gestellt. Der Arbeitgeber muss alle relevanten Informationen über den entsandten Mitarbeiter und die Entsendung in ein entsprechendes Online-Formular eintragen. Mit DATALINE Lohnabzug können Sie die A1-Anträge bequem über Ihre Lohnsoftware an die Einzugsstelle senden.
  2. Eingabe der Daten: Der Antragsteller (Arbeitgeber oder dessen Vertreter) gibt im elektronischen Formular die erforderlichen Daten ein, darunter die Informationen zum Arbeitnehmer, der entsendet wird. Neben den persönlichen Angaben sind dies auch Angaben zum Entsendungsziel (Zielort), zur Dauer, zum Tätigkeitsbereich und zu den Sozialversicherungsbeiträgen. Mit DATALINE Lohnabzug sind die persönlichen Daten des Arbeitnehmers und die Arbeitgeberangaben bereits vor eingestellt ausgefüllt. Somit sind dann nur noch die spezifischen Daten zur Entsendung selbst zu erfassen.
  3. Verarbeitung: Nach der Einreichung wird der Antrag von der zuständigen Sozialversicherungsbehörde geprüft. Konkret wird überprüft, ob die Voraussetzungen für die Ausstellung der A1-Bescheinigung erfüllt sind.
  4. Erteilung der Bescheinigung: Bei positiver Prüfung (Genehmigung) wird die A1-Bescheinigung elektronisch ausgestellt und dem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt. Die Bescheinigung wird als PDF-Dokument bereitgestellt. In Lohnabzug erhalten Sie die A1-Bescheinigung, so dass Sie diese ausdrucken und dem Arbeitnehmer zur Verfügung stellen können. Alternativ können Sie dem Arbeitnehmer die A1-Bescheinigung auch als PDF-Datei senden.
  5. Übermittlung: In einigen Ländern kann die A1-Bescheinigung auch direkt an die zuständigen Behörden im Gastland übermittelt werden, falls dies erforderlich ist.
  6. Aufbewahrung: Der Arbeitnehmer muss die A1-Bescheinigung während der gesamten Dauer der Entsendung aufbewahren und im Falle einer Kontrolle vorlegen können.

Wie stellen Unternehmen sicher, dass ihre Mitarbeiter die A1-Bescheinigung rechtliche Probleme vermeiden?

Die A1-Bescheinigung bestätigt, dass während der Entsendung ausschließlich die deutschen Sozialversicherungsvorschriften gelten. Damit entfällt die Pflicht, in dem Gastland Sozialversicherungsbeiträge, einschließlich Krankenversicherungsbeiträge, zu zahlen. Nach den EU-Regelungen dürfen für eine Person nur die Rechtsvorschriften eines einzigen Landes im Bereich der sozialen Sicherheit gelten (Art. 11 Abs. 1 VO (EG) Nr. 883/20014), wodurch Doppelverbeitragungen vermieden werden. Insbesondere im Transportgewerbe und auf Baustellen wird mit intensiven Kontrollen das Vorliegen einer A1-Bescheinigung streng überprüft, um Sozialversicherungsbetrug zu verhindern.

Die A1-Bescheinigung wird für alle Personengruppen ausgestellt, einschließlich Beamten und Beschäftigte des öffentlichen Dienstes. Zuständig für die Ausstellung ist grundsätzlich die Krankenkasse, bei der der Arbeitnehmer versichert ist. In Fällen von Mehrfachbeschäftigung oder Ausnahmevereinbarungen übernimmt der GKV-Spitzenverband (DVKA) die Ausstellung der A1-Bescheinigung.

Wie funktioniert das elektronische A1-Verfahren in unserer Lohnabrechnungssoftware?

In unserer Lohnabrechnungssoftware ist das A1-Verfahren integriert. Das bedeutet, dass Sie die A1-Bescheinigung mit nur einem Klick direkt an die Sozialversicherung übermitteln können.

Kleine und mittlere Unternehmen mit Aufträgen im Ausland, besonders im Bausektor, sind häufig betroffen. Ihre Mitarbeiter müssen oft für einige Wochen oder Monate ins Ausland, was natürlich Auswirkungen auf die Lohnabrechnung hat – nicht nur auf den Stundenlohn, sondern auch auf die Sozialversicherung.