Arbeitszeiten sind nach dem Arbeitszeitgesetz geregelt

Die Arbeitszeiten werden vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer in aller Regel im Arbeitsvertrag vereinbart. Daneben gibt es häufig noch weitere Regelungen zur Arbeitszeit in Tarifverträgen und bestehenden Betriebsvereinbarungen.

In der Arbeitszeit muss der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zur Verfügung stehen, um die ihm aufgetragenen Aufgaben zu verrichten. Das Arbeitszeitgesetz in Deutschland regelt bestimmte Rahmenbedingungen der Arbeitszeit. So sind im Arbeitszeitgesetz beispielsweise die Höchstdauer der täglichen Arbeitszeit, die zeitliche Lage der Arbeitszeit, Pausen und Ruhezeiten sowie die Arbeit an Sonn- und Feiertagen geregelt.

Zum Nachweis der Arbeitszeiten gibt es in vielen Betrieben Zeiterfassungssysteme, welche mit der firmeninternen Lohn- und Gehaltssoftware verbunden werden können. Viele Zeiterfassungssysteme können mittels einer Schnittstelle an die Software zur Lohnabrechnung angebunden werden.

Die Dokumentation der Arbeitszeiten erfolgt in vielen Unternehmen softwareseitig. So können Sie in DATALINE Lohnabzug mit der Erweiterung Arbeitszeiten (ab Lohnabzug COMFORT inklusive) beispielsweise die tägliche Zeiterfassung für Ihren Betrieb erledigen und genügen dabei auch gleich den gesetzlichen Aufzeichnungspflichten.

Arbeitszeiterfassung ist Pflicht

Nach einem Beschluss des BAG sind die Arbeitszeiten aller Arbeitnehmer zu erfassen. Aktuell liegt dazu noch keine gesetzliche Regelung vor. Es bleibt aber nur eine Frage der Zeit bis es weitere Urteile dazu geben dürfte.

Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten für bestimmte Branchen

Mit der Einführung des Mindestlohns seit 1. Januar 2015 gilt eine Pflicht zur Stundenaufzeichnung für bestimmte Personenkreise, die der Kontrolle der Mindestlohnbestimmung dient. Wird diese Dokumentationspflicht nicht eingehalten kann ein Bußgeld fällig werden. So müssen seit diesem Zeitpunkt alle Betriebe die Arbeitszeiten für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer festhalten. In der Dokumentation sind der Beginn, das Ende sowie die Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren.

Branchen, die der Sofortmeldepflicht unterliegen sowie Unternehmen, die einen spezifischen Branchen-Mindestlohn zahlen müssen, sind ebenfalls verpflichtet die Arbeitszeiten aller Arbeitnehmer seit 2015 aufzuzeichnen. Zu diesen Branchen gehören unter anderem:

• das Baugewerbe
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
• Personenbeförderungsgewerbe
• Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe
• Schaustellergewerbe
• die Forstwirtschaft
• Gebäudereinigungsunternehmen
• Messe-Auf- und Abbaugewerbe
• die Fleischwirtschaft
• Leiharbeitsfirmen
• Briefdienstleistungen
• Sicherheitsdienstleister
• Wäschedienstleistungen
• die Abfallwirtschaft sowie die Straßenreinigung
• Pflegebetriebe

Grundsätzlich werden künftig alle anderen Branchen auch verpflichtet, die Arbeitszeiten zu dokumentieren. Ein Gesetzt ist bereits auf den Weg gebracht. Im Rahmen der Mindestlohn-Prüfungen durch den Zoll, müssen Arbeitgeber nämlich die Höhe des Stundenlohns der einzelnen Arbeitnehmer nachweisen. Es ist daher sinnvoll die dokumentierten Arbeitszeiten auch in der Lohn- und Gehaltssoftware festzuhalten.

Anforderungen an die Aufzeichnungspflicht von Arbeitszeiten

Die Dokumentation nach dem Mindestlohngesetz der Arbeitszeiten muss spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erfolgen. Diese Aufzeichnungen sind für zwei Jahre aufzubewahren, dabei ist der Aufzeichnungsbeginn ausschlaggebend für diese Frist. Werden Arbeitszeiten über ein Arbeitszeitkonto ausgeglichen, müssen Zeiten, die über die vertraglich geregelte Arbeitszeit hinausgehen, spätestens innerhalb von 12 Kalendermonaten nach der monatlichen Erfassung ausgeglichen werden. Dieser Ausgleich kann in der Form von bezahlten Freizeitgewährungen oder Entgeltausgleich erfolgen und über die Lohn- und Gehaltssoftware abgerechnet werden. Bei einer Beendigung eines Arbeitsverhältnisses muss der Arbeitgeber die noch nicht ausgeglichenen Arbeitsstunden spätestens in dem Kalendermonat ausgleichen, der auf die Beendigung folgt. Daneben ist bei der Führung von Arbeitszeitkonten noch darauf zu achten, dass Arbeitsstunden, die auf ein Arbeitszeitkonto gehen, monatlich nicht mehr als 50 Prozent der vertraglichen Arbeitszeit betragen dürfen.

Für bestimmte Tätigkeiten gelten durch die Mindestlohnaufzeichnungs-Verordnung Erleichterung in der Aufzeichnungspflicht. So muss in diesen Tätigkeitsbereichen nur die Dauer der täglichen Arbeitszeit dokumentiert werden. Die Erleichterung gilt für Arbeitgeber, die Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten beschäftigen sowie für Arbeitnehmer, die keinen Vorgaben zur Arbeitszeit unterliegen und die sich ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen können.

Weitere Erleichterung der Aufzeichnungspflichten gibt es für Familienangehörige des Arbeitgebers. Auch diese müssen nach dem Mindestlohngesetz keine Arbeitszeitaufzeichnungen führen. Allerdings sollten Sie auch für diese Personen Arbeitszeitaufzeichnungen anfertigen, da es nach den Geringfügigkeitsrichtlinien oder nach dem Arbeitszeitgesetz keine Ausnahmeregelungen bezüglich der Arbeitszeitaufzeichnungspflichten gibt.