Lohnkonto

Nach § 41 Absatz 1 EStG, § 4 LStDV sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, für jeden Arbeitnehmer kalenderjährlich ein Lohnkonto zu führen. Die Form des Lohnkontos ist nicht vorgeschrieben. Unter anderem muss das Lohnkonto monatlich abrechnungsrelevante Angaben zum Arbeitnehmer sowie zum erzielten Entgelt beinhalten. Bei jeder Lohnabrechnung gibt es darüber hinaus Daten, die im Lohnkonto aufgezeichnet werden müssen. Eine Übersicht ist § 4 Absatz II LStDV zu entnehmen.

Steuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Funktionen des Lohnkontos

Ein Lohnkonto dient der erleichterten Ermittlung der Lohnsteuer durch das zuständige Finanzamt. Die Nachprüfung wird immer am Ort der Betriebsstätte durchgeführt. Bei mehreren Betriebsstätten muss pro Arbeitnehmer lediglich ein Lohnkonto geführt werden.

 

Darüber hinaus wird das Lohnkonto auch im Rahmen der regelmäßig stattfindenden Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung Bund (Sozialversicherungsprüfung) gesichtet. So finden sich hier beispielsweise Angaben zu den beitragspflichtigen Arbeitsentgelten je Sozialversicherungszweig, den daraus resultierenden Beiträgen des Arbeitgebers und Arbeitnehmers sowie zahlreiche weitere Informationen, die der Betriebsprüfer im Lohnkonto übersichtlich vorfindet.

 

Das Lohnkonto muss zum Ende des Kalenderjahres aufgerechnet werden. Die Aufbewahrungspflicht kann mittels Datenträger für sechs Jahre erfüllt werden.

 

Darüber hinaus wird das Lohnkonto auch im Rahmen der regelmäßig stattfindenden Betriebsprüfungen durch die Deutsche Rentenversicherung, die sogenannte Sozialversicherungsprüfung gesichtet. So finden sich hier zahlreiche Informationen, die der Betriebsprüfer im Lohnkonto übersichtlich vorfindet. Beispiele sind etwa: Angaben zu den beitragspflichtigen Arbeitsentgelten je Sozialversicherungszweig und die daraus resultierenden Beiträge des Arbeitgebers und Arbeitnehmers. Das Lohnkonto muss bis zum Ende des Kalenderjahres aufgerechnet werden. Die Aufbewahrungspflicht kann mittels Datenträger für sechs Jahre erfüllt werden. Während der Aufbewahrungsfrist können die Unterlagen auf einem Datenträger aufbewahrt werden, sofern dieser in einer angemessenen Frist lesbar gemacht werden kann (§ 4 Absatz 3 LStDV).

Lohnkonto anlegen mit einer Lohnsoftware von DATALINE

Das Lohnkonto wird automatisch angelegt, wenn Sie die Lohnabrechnung mit einem Lohnprogramm von DATALINE erstellen. Hierbei finden Sie unter Abrechnungen-Abschluss die Lohnkonten Ihrer Arbeitnehmer, die monatlich mitgeführt und aktualisiert werden. In unserem Shop können Sie eine Lohnsoftware auswählen, die auf Ihren Betrieb optimal ausgerichtet ist.

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