Rechnen Sie Reisekostenerstattungen in der Lohnsoftware ab

Bei Reisekosten handelt es sich aus Sicht der Lohnsteuer-Richtlinien um Kosten, die durch eine berufliche Tätigkeit außerhalb der Wohnung und einer ortsgebundenen Tätigkeitsstätte entstehen. Hierzu zählen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten. Die Verpflegungsmehraufwendungen dürfen nur im Rahmen bestimmter Pauschalen steuerfrei berechnet werden. Damit Reisekosten später zum Beispiel in der Lohnsoftware abgerechnet werden können, muss der Arbeitnehmer die Art der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer sowie den Reiseweg aufzeichnen und entsprechende Unterlagen, wie Tankquittungen, Hotelrechnungen und Ähnliches sammeln und einreichen.

Wann liegt eine Auswärtstätigkeit vor?

Eine angeordnete Auswärtstätigkeit liegt immer dann vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte beschäftigt ist. Aber auch wenn der Arbeitnehmer gewöhnlich an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten oder auf einem Fahrzeug tätig ist. Als erste Tätigkeitsstätte wird nach § 9 Abs. 4 Einkommenssteuergesetz eine ortsfeste Einrichtung des Arbeitgebers bezeichnet, der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist. Die Zuordnung erfolgt durch den Arbeitgeber nach den betrieblichen Bedürfnissen.

Sogenannte Sammelpunkte, die für die tägliche Aufnahme der Arbeit bestimmt sind, zählen nicht als erste Tätigkeitsstätte. Als Beispiel seien Busfahrer genannt, die zunächst zu einem Busdepot fahren, um dort mit der Arbeit zu beginnen. Die Fahrten zu diesen Sammelpunkten können als Entfernungspauschale geltend gemacht werden. Weitere Reisekosten sind nicht erstattungsfähig. Gleiches gilt für weiträumige Arbeitsgebiete wie Hafen-, Wald-, Zustellgebiete. Bei diesen ist es jedoch möglich, dass die Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale in Anspruch nehmen.

Reisekostenerstattung bei auswärtigen Aus- und Fortbildungen

Nimmt der Arbeitnehmer an Bildungsmaßnahmen in auswärtigen Ausbildungs- oder Fortbildungsstätten teil, die im bestehenden Ausbildungs- oder Dienstverhältnis festgesetzt werden, können etwaige Aufwendungen nach den Reisekostengrundsätzen als Reisekosten geltend gemacht werden und zum Beispiel im Lohnabrechnungsprogramm abgerechnet werden. Unter diese Mehraufwendungen fallen vor allem Fahrtkosten zur Fortbildungsstätte und auch Fahrten zur Berufsschule. Nutzt der Arbeitnehmer öffentliche Verkehrsmittel, sind bei der Abrechnung der Fahrpreis sowie mögliche Zuschläge anzusetzen. Fährt er hingegen mit seinem eigenen Fahrzeug, wird entweder ein Teilbetrag der jährlichen Gesamtkosten oder ein ermittelter Kilometersatz zur Berechnung der Reisekostenerstattung angesetzt.

Lohnsoftware: Abrechnung der Verpflegungskosten nach Pauschbeträgen

Verpflegungskosten können dem Arbeitnehmer bis zur Höhe festgelegter Pauschbeträge lohnsteuerfrei ersetzt werden. Diese liegen für den An- und Abreisetag jeweils bei 12 Euro, jeder weitere Tag wird mit 24 Euro angesetzt. Bei mehr als einer Auswärtstätigkeit an einem Kalendertag, sind die Zeiten zusammenzurechnen.

Übernachtungskosten in der Lohnsoftware abrechnen

Übernachtungskosten, die bei einer auswärtigen Dienstreise entstehen, kann der Arbeitgeber lohnsteuerfrei in der Höhe der tatsächlichen Aufwendungen oder bis zu einer Höhe eines Pauschbetrages von 20 Euro ersetzen. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer diese nicht unentgeltlich erhalten hat. Bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an ein- und derselben Tätigkeitsstätte sind die Kosten für eine Unterkunft im Zeitraum von 48 Monaten uneingeschränkt steuerfrei ersetzbar beziehungsweise als Werbungskosten absetzbar. Nach diesem Zeitfenster dürfen nur noch 1.000 Euro monatlich steuerfrei erstattet werden. Auch Reisenebenkosten, wie die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck oder kostenpflichtige Parkplatznutzungen, kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer lohnsteuerfrei ersetzen. Entsprechende Unterlagen über die entstandenen Kosten sind dem Arbeitgeber auszuhändigen damit diese bei der Abrechnung in der Lohnsoftware vorliegen. Die Unterlagen sind zudem im Lohnkonto des Arbeitnehmers aufzubewahren. DATALINE bietet Ihnen eine Reisekosten-App, mit der Arbeitnehmer ganz einfach während der Dienstreise ihre Abrechnung dokumentieren und diese als Zusammenfassung mit allen Quittungen an die Buchhaltung versenden können.