Software zur Lohnabrechnung: Geldwerte Vorteile richtig angeben

Die Bereitstellung eines Firmenwagens wird als Sachbezug und damit als geldwerter Vorteil in der Software zur Lohnabrechnung berücksichtigt. Zur Ermittlung des geldwerten Vorteils gibt es mehrere Methoden, jedoch kann je Firmenwagen und Kalenderjahr nur eine Methode verwendet werden. Möchten Sie die Methode wechseln, ist dieses nur pro Kalenderjahr möglich. Wenn Sie die Lohnabrechnung erstellen, müssen Sie zudem beachten, dass der ermittelte Wert grundsätzlich steuer- und beitragspflichtig ist. Für private Fahrten kann der geldwerte Vorteil mit einem Prozent des inländischen Bruttolistenneupreises für einen Kalendermonat angesetzt werden (1-Prozent-Methode). Der tatsächliche Kaufpreis des Firmenwagens ist dabei unerheblich, Sonderausstattungen können hingegen mit einbezogen werden. Bei dieser Methode darf keine monatsanteilige Berechnung erfolgen. Wird ein Firmenwagen im laufenden Monat angeschafft, ist also ebenfalls der volle ein-Prozent-Wert für den anteiligen Kalendermonat anzusetzen.

 

In Lohnabzug ist für die Ermittlung des geldwerten Vorteils für den Firmenwagen ein eigener Menüeintrag mit zahlreichen Einstellungsmöglichkeiten geschaffen. Hier können Sie den geldwerten Vorteil für den Firmenwagen ganz einfach für die Lohnabrechnung erfassen.

Firmenwagen für Fahrten zum Arbeitsplatz in der Software zur Lohnabrechnung richtig berücksichtigen

Fährt der Arbeitnehmer mit dem Firmenwagen zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte hin und her, setzten Sie im Lohnabrechnungsprogramm für jeden Entfernungskilometer (einfache Strecke) 0,03 Prozent des inländischen Bruttolistenneupreises zusätzlich als geldwerter Vorteil an. Die Entfernungspauschale kann aber auch als Werbungskostenabzug angesetzt und die Lohnsteuer so mit 15 Prozent pauschalisiert werden. Hierzu gilt die Formel Arbeitstage im Monat x Entfernungskilometer x 0,30 Euro. Die Arbeitstage müssen Sie nicht für jeden Monat neu ermitteln, sondern können diese pauschal mit 15 Tagen monatlich ansetzen. Eine Ausnahme bildet hier die Einzelbewertung, bei der die Arbeitstage nicht pauschalisiert werden können. Wurde der Werbungskostenabzug vorgenommen, bescheinigen Sie besteuerte Beiträge im Lohnabrechnungsprogramm in Zeile 18 der Lohnsteuerbescheinigung.

Lohnabrechnung erstellen: Wenn der Firmenwagen nur gelegentlich genutzt wird

Nutzt ein Arbeitnehmer den Firmenwagen nur gelegentlich, können Sie in der Software zur Lohnabrechnung auch einen Einzelnachweis durchführen. Hierzu sind Sie jedoch nicht verpflichtet, aber diese Methode bietet sich als eine Alternative zur pauschalen 1-Prozent-Berechnungsmethode an, zumal der steuer- und beitragspflichtige geldwerte Vorteil reduziert wird. Der Arbeitnehmer muss bei dieser Methode auf den Tag genau, unter Angaben des Datums, die Fahrten in einem Fahrtenbuch dokumentieren. Dieser Nachweis ist beim Erstellen der Lohnabrechnung zu hinterlegen. Hierbei wird ermittelt, wie hoch der geldwerte Vorteil des Privatanteils mit den Aufwendungen, wie Abschreibungen, Werkstattkosten, Kfz-Steuern, Darlehenszins, Treibstoffkosten und vieles mehr, für das Fahrzeug ist. Dafür wird zunächst der Kilometersatz (Verhältnis zwischen Gesamtkosten und Jahresfahrtleistung) berechnet. Mit diesem Satz lässt sich anschließend der geldwerte Vorteil für Privatfahrten und Fahrten zwischen der Wohnung und dem Arbeitsplatz ermitteln und in der Software zur Lohnabrechnung aufführen. So wird dieser geldwerte Vorteil als eigene Lohnart in der monatlichen Lohnabrechnung hinterlegt.