Jahresmeldungen zur Sozialversicherung 2023
Nach Ablauf eines Kalenderjahres sind für alle Beschäftigten, die über den Jahreswechsel hinaus beschäftigt sind, Jahresmeldungen zur Sozialversicherung zu erstatten. Dies gilt neben den Vollzeitbeschäftigten auch für Minijobber und beschäftigte Altersrentner.
Die Jahresmeldungen 2023 sind bis 15.2.2024 elektronisch an die zuständige Einzugsstelle (Krankenkasse bzw. Minijob-Zentrale) zu übermitteln. Dabei ist der Meldezeitraum grundsätzlich das komplette letzte Kalenderjahr, es sei denn der Beschäftigte hat im laufenden Jahr 2023 die Beschäftigung neu aufgenommen oder es lagen andere Gründe für eine unterjährige Meldung vor, wie beispielsweise eine Krankenkassenwechsel oder eine Unterbrechung.
Bei den Jahresmeldungen ist – wie auch bei anderen Meldungen – das beitragspflichtige Entgelt zur Rentenversicherung des Meldezeitraums zu melden.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer ist ganzjährig beschäftigt und erhält monatlich 3.000 Euro Bruttoentgelt.
Jahresmeldung 2023:
Meldezeitraum: 1.1.2023 – 31.12.2023
Meldeentgelt: 36.000 Euro
Sonderfall Minijob – Jahresmeldungen
Auch für Minijobber ist das „grundsätzlich beitragspflichtige Entgelt zur Rentenversicherung“ in den Jahresmeldungen zu bescheinigen. Es handelt sich dabei um das Entgelt, für welches die pauschalen Arbeitgeberbeiträge zu zahlen sind.
Beispiel:
Ein Minijobber war das ganze Jahr 2023 bei einem Arbeitgeber für monatlich 520 Euro beschäftigt.
Meldezeitraum: 1.1.2023 – 31.12.2023
Meldeentgelt: 6.240 Euro
Bei rentenversicherungspflichtigen Minijobbern, die nicht über der Mindestbemessungsgrenze von 175 Euro verdienen, sind die Beiträge zur Rentenversicherung aus der Mindestbemessungsgrenze zu zahlen. Daher wird in diesen Fällen (mindestens) die Mindestbemessungsgrundlage gemeldet.
Sonderfall Midijob Jahresmeldungen
Eine weitere Besonderheit gilt bei Arbeitnehmern im Übergangsbereich (Midijobber). Hier werden die Beiträge aus einer reduzierten beitragspflichtigen Einnahme berechnet. Diese wird auch als „beitragspflichtiges Entgelt“ gemeldet.
Zusätzlich wird in einem weiteren Feld das „tatsächliche ungekürzte“ Entgelt in einem eigenen Feld „Rentenentgelt“ gemeldet.
Beispiel:
Ein Midijobber war das ganze Jahr 2023 bei einem Arbeitgeber für monatlich 1.000 Euro beschäftigt. Die Beiträge werden monatlich aus 891,85 Euro berechnet.
Meldezeitraum: 1.1.2023 – 31.12.2023
Meldeentgelt: 10.702 Euro
Rentenentgelt: 12.000 Euro
Sonderfall höherverdienender Arbeitnehmer
Für Arbeitnehmer, die oberhalb der Beitragsbemessungsgrenze zur Rentenversicherung verdienen, gilt, dass maximal Entgelte bis zur Beitragsbemessungsgrenze in der Rentenversicherung (2023: 87.600Euro bzw. 85.200 Euro in den neuen Bundesländern) gemeldet werden. Dieser Fall dürfte in den betrieblichen Entgeltabrechnung tatsächlich jedoch eher die Ausnahme darstellen.
Beispiel:
Ein Arbeitnehmer war das ganze Jahr 2023 bei einem Arbeitgeber für monatlich 10.000 Euro beschäftigt. Die Beiträge werden monatlich maximal aus 7.300 Euro (alte Bundesländer) bzw. 7.100 Euro (neue Bundesländer) berechnet.
Meldezeitraum: 1.1.2023 – 31.12.2023
Meldeentgelt: 87.600 Euro (West) bzw. 85.200 Euro (Ost)
Jahresmeldung automatisch mit Januarabrechnung
In Lohnabzug werden die Jahresmeldungen der Beschäftigten automatisch zusammen mit der Januarabrechnung erzeugt und stehen dann im Meldebereich zum Versand bereit, so dass die Jahresmeldungen in aller Regel mit der Januarabrechnung an die Mitarbeiter verteilt werden können.
Im Lohnkonto (des Vorjahres 2023) werden die Jahresmeldungen mit dem Versand dann ebenfalls vermerkt.